Administrasi dan Tata Kelola Kantor Notaris

SISTEM ADMINISTRASI DAN TATA KELOLA KANTOR NOTARIS. [1] PENDAHULUAN Jabatan Notaris lahir karena masyarakat membutuhkannya, bukan jabatan yang sengaja diciptakan kemudian baru disosialisasikan kepada masyarakat. G.H.S. Lumban Tobing, SH., dalam bukunya yang berjudul Peraturan Jabatan Notaris menyebutkan bahwa lembaga kemasyarakatan yang dikenal sebagai “notariat” ini timbul dari kebutuhan dalam pergaulan sesama manusia, yang menghendaki adanya alat bukti baginya mengenai hubungan hukum keperdataan yang ada dan/atau terjadi diantara mereka, suatu lembaga dengan para pengabdinya yang ditugaskan oleh kekuasaan umum (openbaar gezag) untuk dimana dan apabila undang-undang mengharuskan sedemikian atau dikehendaki oleh masyarakat, membuat alat bukti tertulis yang mempunyai kekuatan otentik. Sehingga secara singkat dapat dikatakan bahwa eksistensi Notaris bukanlah untuk dirinya sendiri melainkan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat. Kalimat inilah yang menjadi dasar mengapa seorang Notaris harus menambah pengetahuan dan keterampilannya dalam melayani masyarakat sebagai misi utama dalam hidupnya. Pada dasarnya, peran seorang Notaris adalah memberikan pelayanan berupa jasa bagi masyarakat yang berniat untuk membuat alat pembuktian yang bersifat otentik. Pelayanan disini jangan diartikan sempit, sebagai “membuat akta” saja. Pelayanan harus diartikan menyangkut aspek holistik dan menyeluruh dari mulai kemudahan masyarakat mendapatkan informasi, menghubungi Notaris, datang ke tempat Notaris, fasilitas kantor Notaris, keramahan Notaris beserta pegawainya, dan lain sebagainya. Pembuatan akta hanya sebagian dari aktivitas yang disebut pelayanan. Hal tersebut di atas berkaitan erat dengan banyaknya jumlah Notaris di Indonesia pada saat ini, sehingga tidak dapat dipungkiri menimbulkan adanya persaingan diantara para Notaris. Akan tetapi persaingan tersebut janganlah selalu dipandang dari segi negatifnya, melainkan harus menjadi ‘cambuk’ bagi setiap Notaris untuk meningkatkan pelayanannya. Harus diingat bahwa Pelayanan dalam dunia kenotariatan tidak bisa disamakan dengan pelayanan pada dunia bisnis biasa. Pelayanan dalam dunia kenotariatan harus tetap mengacu dan patuh pada Kode Etik Notaris yang telah disahkan dan disepakati dalam Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris (selanjutnya disebut dengan UUJN), sehingga seorang Notaris yang memberikan pelayanan kepada kliennya tidak boleh mengorbankan keluhuran dan martabat Notaris sebagai pejabat umum. SISTEM ADMINISTRASI DAN TATA KELOLA KANTOR NOTARIS Keberhasilan seorang Notaris tidak hanya bisa diukur dari banyaknya akta yang ia buat, melainkan juga dari kepiawaiannya mengatur administrasi di kantornya. Akta yang banyak, tanpa disertai administrasi yang rapi dan teratur akan mengakibatkan masalah dan kesulitan dikemudian hari. Oleh karena itu perlu bagi seorang calon Notaris untuk mengetahui, mempelajari serta memperhatikan administrasi kantor, sebelum ia melaksanakan jabatannya sebagai seorang Notaris. Kata “administrasi” dapat diartikan dalam arti sempit dan dalam arti luas. Dalam arti sempit, administrasi dapat diartikan sebagai kegiatan yang bersifat tulis menulis (kegiatan ketatausahaan), seperti menulis daftar akta, daftar surat di bawah tangan yang disahkan, daftar surat di bawah tangan yang dibukukan, dan lain-lain. Namun dalam arti luas, administrasi seringkali diartikan sebagai manajemen, yakni perencanaan, perorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan ketatausahaan, sehingga mampu menyediakan informasi yang berguna dan bermanfaat dalam pembuatan keputusan, di samping untuk mencapai tujuan yang telah diperkirakan. Sedangkan pengertian “Kantor” dapat dilihat dalam artian statis, yaitu keadaan fisik yang merupakan wadah atau tempat, dapat berupa gedung, rumah atau ruangan, dimana kegiatankegiatan tata usaha dilakukan. Dalam arti yang dinamis, kantor merupakan suatu organisasi dimana terdapat struktur, tugas, tanggung jawab, hak dan wewenang dari setiap anggota organisasi yang bersangkutan. Dengan demikian, Administrasi Kantor Notaris dapat diartikan sebagai rangkaian kegiatan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas manajerial dan ketatausahaan dari sebuah kantor Notaris dalam rangka untuk mencapai suatu tujuan. Hal-hal yang perlu diperhatikan agar sebuah kantor Notaris dapat melaksanakan seluruh kegiatan dan aktivitasnya tersebut, meliputi : 1. Kantor ; 2. Inventaris (Peralatan) kantor ; 3. Karyawan ; dan 4. Pendokumentasian/tata kearsipan. 1. Kantor Salah satu daya tarik yang dapat memikat klien adalah kantor Notaris itu sendiri. Sebuah kantor Notaris yang baik dapat menimbulkan kesan yang baik bagi Notarisnya. Sebuah kantor Notaris yang baik bukanlah kantor yang besar dengan bangunan yang megah melainkan kantor yang semua bagiannya sesuai dengan fungsinya, ruangan-ruangan di dalamnya tertata baik, rapi dan selalu terjaga kebersihannya, sehingga dapat memberikan kesan nyaman dan dapat dipercaya. Ruangan-ruangan dalam kantor yang ditata dengan baik dapat menimbulkan rasa senang dan nyaman, baik bagi klien yang datang, maupun bagi karyawan yang bekerja di kantor tersebut. Penataan kantor sebaiknya memperhatikan hal-hal sebagai berikut : a. Kantor Notaris sebaiknya paling tidak mempunyai ruang kerja Notaris, ruang karyawan, ruang rapat serta ruang penyimpanan protokol dan arsip. Penataannya harus sedemikian rupa, sebagai contoh, ruang rapat yang semestinya tenang dan nyaman jangan sampai terganggu oleh suara printer komputer karyawan yang sedang mencetak akta. b. Setiap ruangan harus mendapat cahaya atau penerangan yang baik. Dengan penerangan yang baik akan dapat meningkatkan hasil pekerjaan, mengurangi kesalahan-kesalahan dan kelelahan serta dapat meningkatkan prestise kantor. c. Estetika kantor dan pilihan warna ruangan dapat pula mempengaruhi semangat kerja dan kesan yang mendalam bagi setiap orang yang berkunjung ke kantor Notaris tersebut. d. Jika terdapat dana yang cukup, maka dalam ruangan kantor perlu juga dipasang pengatur suhu udara (air conditioning) yang dapat meningkatkan produktivitas, mutu kerja yang lebih tinggi, kesenangan pegawai, semangat kerja yang meningkat, dan kesan yang menyenangkan bagi para tamu. e. Setiap ruangan harus selalu rapi dan bersih. 2. Inventaris (Peralatan) kantor Kecepatan dan kenyamanan bekerja dapat terwujud jika minimal dalam suatu kantor Notaris terdapat inventaris/peralatan sebagai berikut : a. Komputer dan printer ; b. Internet ; c. Mesin ketik ; d. Meja dan kursi ; e. Lemari penyimpanan. Penggunaan inventaris (peralatan) kantor merupakan faktor penting bagi suatu kantor yang baik. Pilihan yang tepat terhadap perlengkapan inventaris kantor, akan meningkatkan efisiensi kantor. Dalam menentukan pilihan dan pengadaan perlengkapan inventaris kantor, beberapa hal yang perlu mendapat perhatian adalah: a. Jenis pekerjaan dan cara penyelesaiannya. b. Kemampuan dan kebutuhan pegawai yang menggunakannya. c. Fleksibilitas penggunaan. d. Kualitas dan kuantitas pekerjaan. e. Harga dan layanan purna jual. f. Nilai keindahan. 3. Karyawan Demi kelangsungan kantornya, seorang Notaris memerlukan karyawan-karyawan yang dapat membantu, baik dalam persiapan dan penyelesaian akta-akta maupun dalam pengadministrasian akta/surat/dokumen. Oleh karena akta-akta yang dibuat oleh dan dihadapan Notaris adalah dokumen (arsip) Negara yang harus dijaga dengan sebaik-baiknya, serta banyaknya ketentuan-ketentuan yang harus dijalankan seorang Notaris dalam jabatan profesinya, maka karyawan pada kantor Notaris pun harus mengetahui dan paham dengan benar apa yang harus dilakukan, apa yang tidak boleh dilakukan dan apa yang harus dihindari. Di samping itu, karyawan kantor Notaris sebaiknya memenuhi kriteria sebagai berikut : a. Teliti ; b. Jujur dan berdedikasi tinggi ; c. Mempunyai pengetahuan yang luas, terutama menguasai dan memahami peraturan perundang-undangan di bidang kenotariatan. Setiap karyawan Notaris harus jelas wewenang, tugas dan tanggung jawabnya, sehingga memudahkan kontrol dan pengawasannya. 4. Pendokumentasian/tata kearsipan Tata kearsipan dapat diartikan sebagai cara pengaturan dan penyimpanan dokumen secara teratur, sehingga setiap saat diperlukan dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali. Dengan demikian, tata kearsipan yang baik akan merupakan sumber informasi dan sumber dokumentasi, serta sumber ingatan dari Notaris dan para karyawannya dalam melaksanakan tugas. Pendokumentasian/tata kearsipan ini merupakan bagian yang penting dari administrasi kantor Notaris. Setiap akta yang dibuat oleh Notaris harus tertata dengan seksama, rapi dan tidak asal-asalan, karena akta-akta tersebut termasuk dalam Protokol Notaris yang merupakan Arsip Negara yang wajib disimpan dan dipelihara oleh Notaris dengan penuh tanggung jawab. Dokumen yang harus dipunyai setiap Notaris sebelum menjalankan jabatan profesi, antara lain : 1. Surat Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia tentang Pengangkatan sebagai Notaris; 2. Berita Acara Sumpah Notaris ; 3. Sertipikat Cuti Notaris ; 4. Buku Daftar Akta, Buku Daftar surat di bawah tangan yang Disahkan, Buku Daftar surat di bawah tangan yang Dibukukan dan Buku Daftar Protes yang telah diberi nomor urut, distempel dan diparaf Majelis Pengawas Daerah, kecuali pada halaman pertama dan terakhir ditandatangani oleh Majelis Pengawas Daerah. Pasal 1 butir 13 UUJN menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan Protokol Notaris adalah kumpulan dokumen yang merupakan arsip negara yang harus disimpan dan dipelihara oleh Notaris. Peyimpanan dan pemeliharaan Protokol Notaris tersebut terus berlangsung walaupun Notaris yang bersangkutan telah pensiun atau bahkan sudah meninggal dunia. Protokol Notaris tersebut diserahkan kepada Notaris lain sebagai Pemegang Protokol Notaris. Pasal 62 UUJN mengatur mengenai alasan-alasan apa yang mendasari dilakukannya penyerahan Protokol Notaris. Selengkapnya Pasal 62 UUJN menyebutkan bahwa penyerahan Protokol Notaris dilakukan dalam hal Notaris: a. meninggal dunia ; b. telah berakhir masa jabatannya ; c. minta sendiri ; d. tidak mampu secara rohani dan/atau jasmani untuk melaksanakan tugas jabatan sebagai Notaris secara terus menerus lebih dari 3 (tiga) tahun ; e. diangkat menjadi pejabat negara ; f. pindah wilayah jabatan ; g. diberhentikan sementara ; atau h. diberhentikan dengan tidak hormat. Sedangkan dalam Penjelasan Pasal 62 UUJN, disebutkan bahwa Protokol Notaris terdiri atas: a. Minuta Akta; Minuta akta adalah asli akta Notaris, dimana di dalam minuta akta ini terdiri dari (dilekatkan) data-data diri para penghadap dan dokumen lain yang diperlukan untuk pembuatan akta tersebut. Setiap bulannya minuta akta harus selalu dijilid menjadi satu buku yang memuat tidak lebih dari 50 akta. Pada sampul setiap buku tersebut dicatat jumlah minuta akta, bulan dan tahun pembuatannya. b. Buku daftar akta atau Repertorium; Dalam Repertorium ini, setiap hari Notaris mencatat semua akta yang dibuat oleh atau dihadapannya baik dalam bentuk minuta akta maupun Originali dengan mencantumkan nomor urut, nomor bulanan, tanggal, sifat akta dan nama para penghadap. c. Buku daftar akta di bawah tangan yang penandatanganannya dilakukan di hadapan Notaris atau akta di bawah tangan yang didaftar; Notaris wajib mencatat surat-surat di bawah tangan, baik yang disahkan maupun yang dibukukan dengan mencantumkan nomor urut, tanggal, sifat surat dan nama semua pihak. d. Buku daftar nama penghadap atau Klapper; Notaris wajib membuat daftar Klapper yang disusun menurut abjad dan dikerjakan setiap bulan, dimana dicantumkan nama semua orang/pihak yang menghadap, sifat dan nomor akta. e. Buku daftar protes; Setiap bulan Notaris menyampaikan Daftar Akta Protes dan apabila tidak ada, maka tetap wajib dibuat dengan tulisan “NIHIL”. f. Buku daftar wasiat; dan Notaris wajib mencatat akta-akta wasiat yang dibuatnya dalam Buku Daftar Wasiat. Selain itu, paling lambat pada tanggal 5 setiap bulannya, Notaris wajib membuat dan melaporkan daftar wasiat atas wasiat-wasiat yang dibuat pada bulan sebelumnya. Apabila tidak ada wasiat yang dibuat, maka Buku Daftar Wasiat tetap harus dibuat dan dilaporkan dengan tulisan “NIHIL”. g. Buku daftar lain yang harus disimpan oleh Notaris berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. Salah satunya adalah Buku Daftar Perseroan Terbatas, yang mencatat kapan Pendiriannya dan dengan akta nomor dan tanggal berapa, Perubahan Anggaran Dasar atau Perubahan susunan anggota Direksi, anggota Dewan Komisaris atau Pemegang Sahamnya. Di samping Buku Daftar yang termasuk dalam Protokol Notaris yang telah disebutkan di atas, seorang Notaris yang baik seyogyanya mengadministrasikan dan membuat tata kearsipan terhadap hal-hal sebagai berikut: 1. Buku Daftar Akta Harian ; 2. Map khusus yang berisikan minuta-minuta akta sebelum dijilid menjadi Buku setiap bulannya ; 3. File Arsip Warkah Akta ; 4. File Arsip yang berisikan copy Surat Di Bawah Tangan Yang Disahkan ; 5. File Arsip yang berisikan copy Surat Di Bawah Tangan Yang Dibukukan ; 6. File Arsip yang berisikan copy Daftar Protes ; 7. File Arsip Copy Collatione (yaitu copy dari surat di bawah tangan berupa salinan yang memuat uraian sebagaimana ditulis dan digambarkan dalam surat yang bersangkutan) ; 8. File Arsip Laporan Bulanan Notaris kepada Majelis Pengawas Daerah (MPD) yang dilampiri dengan tanda terima dari MPD ; 9. File Arsip yang berisikan Laporan Wasiat kepada Direktur Perdata cq Balai Harta Peninggalan Sub Direktorat Wasiat; 10. File Arsip yang berisikan tanda terima salinan Akta; 11. Buku Surat Masuk dan Surat Keluar Notaris ; 12. File Arsip Surat Masuk Notaris ; 13. File Arsip copy Surat Keluar Notaris ; 14. Buku Daftar tentang Badan Hukum Sosial dan Badan Usaha yang bukan badan hukum yang dibuat di kantornya. Setiap bulan, selambat-lambatnya tanggal 15, Notaris wajib menyampaikan secara tertulis salinan yang telah disahkannya dari daftar Akta dan daftar lain yang dibuat pada bulan sebelumnya kepada Majelis Pengawas Daerah (= Laporan Bulanan). Contoh Laporan Bulanan Akta, adalah sebagai berikut : Jakarta, 01 April 2011 Nomor : 001/IV/2011 Lampiran : 4 berkas Hal : Penyampaian Salinan Akta Yang Telah Disahkan dari Daftar Akta, Daftar Surat Di Bawah Tangan Yang Disahkan & Yang Dibukukan serta Salinan Daftar Protes Kepada Yth. Ketua Majelis Pengawas Notaris Daerah Jakarta Selatan JL. MT Haryono Nomor 24 Jakarta Dengan Hormat, Untuk memenuhi ketentuan Pasal 61 ayat (1) Undang-Undang Nomor 30 tahun 2004 tentang jabatan Notaris dan sehubungan dengan Pasal 38 ayat (1) Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia No. M.02.PR.08.10 Tahun 2004 tanggal 7 Desember 2004, maka dengan ini saya sampaikan : 1. Salinan yang telah disahkan dari Buku daftar Akta, yang dibuat dalam bulan Maret 2011, dengan nomor bulanan 01 sampai dengan nomor 25 dan nomor urut repertorium 50 sampai dengan nomor 75; 2. Salinan dari daftar Surat Di Bawah Tangan Yang Disahkan yang dibuat dalam bulan Maret 2011, dengan nomor urut Leg. 10/2011 3. Salinan dari daftar Surat Di Bawah Tangan Yang Dibukukan yang dibuat dalam Bulan Maret 2011, dengan nomor urut Reg. 10/201; Salinan daftar Protes seperti dimaksud dalam Pasal 143 C dan Pasal 218 C Kitab Undang-Undang Hukum dagang yang dibuat dalam bulan Maret 2011, NIHIL. Demikian disampaikan, agar dapat diterima dengan baik dan dipergunakan sebagaimana mestinya. Hormat saya, Notaris di Jakarta, (KARTIKA, SH) Dalam menjalankan jabatannya, Notaris harus memiliki integritas dan bertindak profesional. Pada saat mengucapkan sumpah jabatannya pun Notaris berjanji untuk menjalankan jabatannya dengan amanah, jujur, seksama, mandiri dan tidak berpihak serta menjaga sikap, tingkah laku dan menjalankan kewajibannya sesuai dengan kode etik profesi, kehormatan, martabat dan tanggung jawab. Walaupun demikian tidak dapat dipungkiri bahwa masih banyak Notaris, baik disengaja maupun tidak, dalam melaksanakan jabatannya melakukan perbuatan-perbuatan yang melanggar peraturan perundang-undangan dan kode etik. Pelanggaran tersebut antara lain : 1. Notaris mempunyai papan nama lebih dari satu di tempat berbeda ; 2. Papan nama Notaris masih terpampang, sedangkan Notarisnya sudah pensiun atau sudah meninggal dunia ; 3. Notaris sudah pensiun tetapi tidak menyerahkan Protokolnya ; 4. Notaris sudah meninggal dunia tetapi Protokolnya masih disimpan oleh ahli waris, tidak diserahkan kepada Notaris yang sudah ditunjuk sebagai Pemegang Protokol; 5. Notaris tidak membuat buku-buku daftar yang merupakan Protokol Notaris, seperti Buku Daftar Akta atau Repertorium dan Buku Daftar Nama Penghadap atau Klapper. Sedangkan di dalam minuta akta dibundel dokumen-dokumen yang tidak perlu dilekatkan, seperti kwitansi biaya pembuatan akta. PENUTUP Keberhasilan seorang Notaris terlihat tidak hanya terbatas pada berapa banyak jumlah akta yang ia buat setiap bulannya, melainkan terlihat dari bagaimana cara ia mengelola administrasi kantornya itu. Bagi seorang Notaris adalah sangat penting untuk memelihara ketertiban administrasi kantor dengan sebaik-baiknya. Hal tersebut dikarenakan seluruh akta-akta dan arsip yang disimpan oleh seorang Notaris adalah dokumen/arsip milik negara yang harus dijaga serta dipelihara dengan sunguh-sungguh. Sehingga dapat disimpulkan bahwa seorang Notaris yang sukses dalam melaksanakan jabatannya dapat dipastikan telah menjalankan sistem Administrasi dan Tata Kelola Kantor yang baik. Demikianlah sedikit pembahasan mengenai Sistem Administrasi dan Tata Kelola Kantor Notaris yang dapat kami berikan. Semoga bermanfaat dan dapat memberikan gambaran yang berguna kepada rekan-rekan semua. DAFTAR PUSTAKA Saputro, Anke Dwi , ed. 100 Tahun Ikatan Notaris Indonesia, Jati Diri Notaris Indonesia, Dulu, Sekarang, dan di Masa Datang. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. 2008. Tobing, G.H.S. Lumban. Peraturan Jabatan Notaris, cet. 1. Jakarta : Erlangga. 1980 Indonesia, Undang-Undang Jabatan Notaris, UU No. 30 Tahun 2004, LN No. 117 Tahun 2004, TLN No. 4432. Hanindito, Edna. Administrasi Kantor Notaris, Disajikan pada acara Pelatihan Pemahaman Materi dan Teknis Pelaksanaan Operasionalisasi Sistem Administrasi Badan Hukum dan Materi Lain Yang Terkait yang diselenggarakan oleh Ikatan Notaris Indonesia di The Ritz Carlton Pacific Place Lt.4, SCBD Area, pada tanggal 18-19 Januari 2010. Natakusumah, Arikanti. Sistim Administrasi Kantor Notaris, Jakarta 19-20 Januari 2010. Widjaja, Winarti Lukman. Tata Kelola Kantor Notaris. Notaris Kota Jakarta Pusat. http://notary-herman.blogspot.com/2009/03/tertib-administrasikantor-notaris.html./ [1] Disajikan oleh Sovyedi Andasasmita, SH.SpN., pada acara Pelatihan Pemahaman Materi dan Teknis Pelaksanaan Operasionalisasi Sistim Administrasi Badan Hukum dan Materi Lain Yang Berkaitan dengan Tugas dan Jabatan Notaris yang diselenggarakan oleh Pengurus Pusat Ikatan Notaris Indonesia (PP-INI) bekerja sama dengan Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum Kementerian Hukum dan HAM RI di Balai Sidang Jakarta Convention Centre, pada tanggal 26-27 April 2011 http://hasyimsoska.blogspot.com/2011/06/sistem-administrasi-dan-tata-kelola.html